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Verwalterwechsel in der WEG: Ablauf, Beschlüsse und Übergabe

Die Jahresabrechnung kommt erst im Herbst, Anrufe laufen ins Leere und bei der Eigentümerversammlung bleiben Fragen offen? Viele Eigentümer kennen das und zögern dennoch mit einem Wechsel, weil sie den Aufwand fürchten. Dabei ist ein Verwalterwechsel heute oft gut planbar. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie der Wechsel bei Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) sowie in der Miet- und Sondereigentumsverwaltung abläuft und worauf es bei der Übergabe ankommt.

Woran Sie erkennen, dass ein Wechsel sinnvoll ist

Nicht jeder Ärger rechtfertigt sofort einen Wechsel. Wiederholen sich aber folgende Punkte, lohnt sich ein genauer Blick:

  • Schlechte Erreichbarkeit: E-Mails bleiben lange unbeantwortet, und es gibt keinen festen Ansprechpartner.
  • Späte oder unklare Abrechnungen: Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig spät oder ist kaum nachvollziehbar.
  • Vernachlässigte Instandhaltung: Schäden werden verschleppt, Angebote nicht eingeholt oder Beschlüsse nicht umgesetzt.
  • Versäumte Aufgaben: Eigentümerversammlungen finden nicht statt, Wirtschaftspläne fehlen oder wichtige Vorgänge bleiben liegen.
  • Kleine Gemeinschaft, wenig Aufmerksamkeit: Gerade kleinere WEGs gehen bei großen Verwaltungen mitunter unter.

Verwalterwechsel in der Eigentümergemeinschaft

1. Abberufung: jederzeit möglich

Die Wohnungseigentümer können ihren Verwalter jederzeit abberufen. Einen wichtigen Grund brauchen sie dafür nicht. Über die Abberufung wird in der Eigentümerversammlung grundsätzlich mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen (§§ 25 Abs. 1, 26 Abs. 1 und 3 WEG).

Wichtig: Die Abberufung und der Verwaltervertrag sind zwei unterschiedliche Dinge. Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bis zu seiner Beendigung können je nach Vertrag weiterhin Vergütungs- oder andere Ansprüche bestehen. Prüfen Sie deshalb die wirtschaftlichen Folgen des Wechsels vor dem Beschluss sorgfältig. Von den gesetzlichen Regeln zur Bestellung, Abberufung und Vertragsbeendigung darf nicht abgewichen werden (§ 26 Abs. 5 WEG).

2. Eigentümerversammlung einberufen

Normalerweise lädt der Verwalter zur Eigentümerversammlung ein. Er muss dies auch tun, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Einberufung in Textform verlangt und dabei Zweck sowie Gründe nennt (§ 24 Abs. 2 WEG).

Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, dürfen auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Einladung erfolgt in Textform; die Einberufungsfrist soll grundsätzlich mindestens drei Wochen betragen. Bei besonderer Dringlichkeit kann sie kürzer sein.

Tipp für kleine Gemeinschaften:

Ein Umlaufbeschluss ist grundsätzlich nur wirksam, wenn alle Wohnungseigentümer in Textform zustimmen. Die Gemeinschaft kann aber für einen genau bezeichneten einzelnen Gegenstand beschließen, dass im anschließenden Umlaufverfahren die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Grundsatz bereits beschlossen wurde und anschließend noch klar abgegrenzte Details entschieden werden sollen (§ 23 Abs. 3 WEG).

3. Die richtigen Beschlüsse fassen

Damit keine verwalterlose Zeit entsteht, sollten in derselben Versammlung mindestens diese Punkte auf der Tagesordnung stehen:

  1. die Abberufung der bisherigen Verwaltung zu einem klar bestimmten Zeitpunkt,
  2. die Bestellung der neuen Verwaltung ab diesem Zeitpunkt,
  3. die Eckdaten des neuen Verwaltervertrags, insbesondere Laufzeit, Vergütung und Leistungsumfang.

Ein Verwalter kann höchstens für fünf Jahre bestellt werden; bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum gilt eine Höchstdauer von drei Jahren (§ 26 Abs. 2 WEG). Holen Sie vorab mehrere Angebote ein und vergleichen Sie nicht nur das Honorar, sondern auch Erreichbarkeit, Leistungsumfang und Erfahrung mit Gemeinschaften Ihrer Größe.

4. Auf einen zertifizierten Verwalter achten

Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 48 Abs. 4 WEG). Als zertifizierter Verwalter darf sich bezeichnen, wer seine erforderlichen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse durch eine Prüfung bei einer Industrie- und Handelskammer nachgewiesen hat (§ 26a WEG).

Eine Ausnahme gilt nur, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Gemeinschaft hat weniger als neun Sondereigentumsrechte.
  • Ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt.
  • Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.

Entscheidend ist die Zahl der Sondereigentumsrechte, nicht allein die Zahl der Wohnungen. Auch Garagen oder Stellplätze können mitzählen, wenn sie jeweils eigene Sondereigentumsrechte darstellen. Fragen Sie bei der Auswahl daher gezielt, ob die Verwaltung über die erforderliche Qualifikation als zertifizierte Verwalterin verfügt oder einer zertifizierten Verwalterin gesetzlich gleichgestellt ist.

Wechsel bei Miet- und Sondereigentumsverwaltung

Bei einer Miet- oder Sondereigentumsverwaltung gilt für die Beendigung des Vertrags nicht das Wohnungseigentumsgesetz, sondern in erster Linie Ihr individueller Verwaltungsvertrag. Prüfen Sie daher Laufzeit, Kündigungsfrist, Kündigungsform und mögliche Sonderkündigungsrechte.

Bei vorformulierten Vertragsbedingungen eines Unternehmers gegenüber einem Verbraucher setzt § 309 Nr. 9 BGB Grenzen für bestimmte Laufzeit-, Verlängerungs- und Kündigungsfristklauseln. Ob diese Vorschrift auf den konkreten Vertrag anwendbar ist, hängt von den Vertragsparteien und den Umständen des Einzelfalls ab.

Bei einem Dauerschuldverhältnis kann eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund möglich sein (§ 314 BGB). Beruht der wichtige Grund auf einer Pflichtverletzung, ist regelmäßig zunächst eine angemessene Frist zur Abhilfe oder eine Abmahnung erforderlich, sofern diese nicht ausnahmsweise entbehrlich ist.

Kündigen Sie nachweisbar und richten Sie sich nach einer wirksam vereinbarten Form. Informieren Sie die Mieter nach dem Wechsel über den neuen Ansprechpartner. Ändert sich das Mietkonto, teilen Sie die neue Bankverbindung eindeutig und nachvollziehbar mit.

Checkliste: Das gehört in die Übergabe

Die bisherige Verwaltung sollte die für eine geordnete Fortführung erforderlichen Unterlagen, Bestände und Informationen vollständig übergeben. Dazu gehören insbesondere:

  • Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschluss-Sammlung,
  • Protokolle der Eigentümerversammlungen,
  • Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und Belege,
  • Kontoauszüge, Informationen zur Erhaltungsrücklage und offene Forderungen,
  • laufende Verträge, Versicherungsunterlagen und Wartungsnachweise,
  • digitale Verwaltungsdaten und die für die Fortführung erforderlichen Auswertungen,
  • bei Mietverwaltung: Mietverträge, Mieterakten, Forderungsübersichten und Kautionsnachweise.

Bei einer entgeltlichen Geschäftsbesorgung verweist § 675 BGB auf die Herausgabepflicht aus § 667 BGB. Danach sind insbesondere die zur Ausführung des Auftrags erhaltenen und aus der Geschäftsbesorgung erlangten Gegenstände herauszugeben. Der konkrete Umfang der Übergabe richtet sich zusätzlich nach dem Verwaltungsvertrag und dem jeweiligen Einzelfall.

Bankzugänge und Vollmachten: Klären Sie die Umstellung frühzeitig mit der Bank. Nicht mehr benötigte Berechtigungen sollten beendet und neue Verfügungsberechtigungen geordnet eingerichtet werden. Welche Unterlagen die Bank verlangt, bestimmt sie nach ihrem eigenen Verfahren.

Unsere Unterstützung bei der Übergabe:

Als neue Verwaltung begleiten wir die Übergabe aktiv. Wir stimmen uns mit der bisherigen Verwaltung ab, unterstützen bei der Übernahme von Unterlagen, Konten und Vollmachten und übernehmen die erforderlichen Schritte – soweit sie uns übertragen sind und die notwendigen Unterlagen vorliegen – gerne für die Gemeinschaft.

Nachweis der Verwalterbestellung: Muss die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden, genügt nach § 26 Abs. 4 WEG grundsätzlich die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit den öffentlich beglaubigten Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen. Ob dies etwa gegenüber einer Bank ausreicht oder weitere Unterlagen erforderlich sind, sollte vorab direkt geklärt werden.

Wer erstellt die Jahresabrechnung im Wechseljahr?

Für die Erstellung der Jahresabrechnung ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zuständig. Der bestellte Verwalter handelt dabei als ausführendes Organ (§ 28 WEG).

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 26. September 2025 (Az. V ZR 206/24) klargestellt: Die Pflicht der Gemeinschaft zur Erstellung der Jahresabrechnung entsteht am 1. Januar des folgenden Kalenderjahres. Endet die Amtszeit der bisherigen Verwaltung am 31. Dezember und beginnt die neue Verwaltung am 1. Januar, muss deshalb grundsätzlich die neue Verwaltung die Jahresabrechnung für das Vorjahr erstellen.

Der frühere Verwalter kann daneben aus dem Verwaltervertrag weiterhin verpflichtet sein, die Jahresabrechnung zu erstellen, wenn die Pflicht der Gemeinschaft bereits während seiner Amtszeit entstanden ist. Klären Sie offene Abrechnungen, fehlende Belege und noch nicht erledigte Aufgaben deshalb möglichst ausdrücklich im Übergabeprozess und im neuen Verwaltervertrag.

Der passende Zeitpunkt für den Wechsel

Ein Verwalterwechsel ist grundsätzlich jederzeit möglich. Ein Wechsel zum Jahreswechsel kann organisatorisch sinnvoll sein, weil ein neuer Abrechnungszeitraum beginnt. Er ist aber keine gesetzliche Voraussetzung und führt nicht automatisch dazu, dass die bisherige Verwaltung die Abrechnung für das Vorjahr erstellt.

Planen Sie frühzeitig: Angebote einholen, Beschlüsse vorbereiten, Vertragslaufzeiten prüfen und die Übergabe verbindlich organisieren. Bei erheblichen Problemen mit der bisherigen Verwaltung kann auch ein Wechsel während des Jahres sinnvoll sein.

Unser Praxistipp

Ein Verwalterwechsel ist vor allem eine Frage guter Vorbereitung. Wir unterstützen Eigentümergemeinschaften bei der Vorbereitung des Wechsels und der geordneten Übernahme der Verwaltungsunterlagen. Gerade kleinere Gemeinschaften profitieren von einem festen Ansprechpartner und klaren Abläufen.

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Quellen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 15. Oktober 2026.