Datenschutzerklärung

Stand: Juni 2026

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sowie Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden und wie diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich danach, ob Sie unsere Website besuchen oder welche Dienstleistungen beantragt bzw. vereinbart wurden.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) is:

Dix Family Office GmbH
Geschäftsführer: Sven Dix
Breite Str. 22
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 54216010
E-Mail: kontakt@d-fo.de

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Webseite: https://www.ldi.nrw.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

a) Beim Besuch der Website (Server-Logfiles & Hosting)

Unsere Website wird bei der STRATO AG (Otto-Ostrowski-Straße 43, 10249 Berlin) gehostet. Wir haben mit der STRATO AG einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Daten werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Diese Daten werden ausschließlich zu technischen und statistischen Zwecken verarbeitet, insbesondere um die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

b) Bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Formular oder Terminbuchungstool (Microsoft Bookings)

Wenn Sie uns per E-Mail, über ein Kontaktformular oder über unser Online-Terminbuchungstool Microsoft Bookings (ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) kontaktieren, werden Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zum Zweck der Planung, Durchführung und Nachbereitung Ihres Erstgesprächs verarbeitet. Wir haben mit Microsoft einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen. Dabei kann eine Übermittlung von Daten an Server der Microsoft Corporation in den USA nicht ausgeschlossen werden. Diese erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks oder Standardvertragsklauseln. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

c) Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen, Mandate und Hausverwaltung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Mandanten und Eigentümergemeinschaften erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung als Hausverwaltung und Family Office erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Grundbücher, Handelsregister) zulässigerweise gewinnen oder die uns von Dritten (z. B. Steuerberatern, Notaren, Banken, Vorverwaltern) berechtigt übermittelt werden.

Relevante personenbezogene Daten können sein:
Name, Adresse/andere Kontaktdaten, Geburtsdatum/-ort, Familienstand, finanzielle Situation (Vermögen, Hausgeldzahlungen), Angaben zu Grundstücken/Immobilien, Steuer-ID sowie ggf. Gesundheitsdaten (z. B. für barrierefreie Umbauten im WEG-Bereich, jedoch nur mit ausdrücklicher Einwilligung).

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen (insbesondere Immobilien- und WEG-Verwaltung, Darlehensvermittlung, Family-Office-Dienstleistungen) im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Mandanten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

3.2. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele sind:

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder Abmahnungen bei Verstößen gegen die Hausordnung.

3.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z. B. Nutzung des Online-Buchungstools), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb der Gesellschaft erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Softwareanbieter für Hausverwaltung, Heizkostenabrechnungsdienste) können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn sie per AV-Vertrag zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet wurden.

Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten (z. B. Behörden, Gerichte) oder Sie eingewilligt haben. Eine Übermittlung an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) ist derzeit nicht beabsichtigt, sofern in dieser Datenschutzerklärung (insbesondere beim Einsatz von Google Analytics unter Punkt 12) nicht ausdrücklich anders angegeben. Soweit Daten in die USA übertragen werden, erfolgt dies auf Basis des EU-US Data Privacy Frameworks oder mittels Standardvertragsklauseln.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, eine befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (HGB, AO) von zwei bis zu zehn Jahren.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen gesetzlicher Verjährungsvorschriften (bis zu 30 Jahre, regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre).

7. Datensicherheit (TLS-Verschlüsselung)

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übermittlung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen oder Terminbuchungen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Darüber hinaus treffen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit).
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Verwaltung und der Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

11. Cookies und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die Ihr Webbrowser auf Ihrem Endgerät speichert. Wir unterteilen Cookies in technisch notwendige Cookies (um die Webseite stabil und sicher darzustellen) und optionale Cookies (für Statistik und Marketing). Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG gesetzt. Beim ersten Aufruf unserer Webseite werden Sie über ein Cookie-Consent-Banner gefragt, welche optionalen Cookies Sie zulassen möchten. Sie können Ihre Einstellungen dort jederzeit einsehen und mit Wirkung für die Zukunft ändern.

12. Einsatz von Google Analytics

Soweit Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung über unser Consent-Banner erklärt haben, wird auf dieser Website Google Analytics eingesetzt, ein Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; „Google“). Die Nutzung umfasst die Betriebsart „Google Analytics 4“ (GA4). Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Hierbei kann eine Übermittlung von Daten an Server von Google in den USA nicht ausgeschlossen werden. Wir setzen Google Analytics ausschließlich mit aktivierter IP-Anonymisierung ein; Ihre IP-Adresse wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union zuvor gekürzt.

Rechtsgrundlage: Ihre freiwillig erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.

Datenübermittlung in Drittländer: Für Fälle, in denen Daten in die USA übertragen werden, hat sich Google dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen, welches ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.

Widerruf der Einwilligung / Opt-out: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das Cookie-Banner auf unserer Webseite oder durch die Installation des Browser-Add-ons von Google (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de) widerrufen.

13. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Dienstleistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen (z. B. bei Einführung neuer digitaler Services). Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.